Fahrtkosten berechnen: Sprit, Verschleiß und Kilometerpauschale

Kosten pro Kilometer: Sprit, Wartung und Wertverlust

Ein gefahrener Kilometer kostet deutlich mehr als den Kraftstoff, der dabei verbrennt. Bei den meisten Autos ist der Wertverlust der größte Posten, nicht der Sprit. Die Kosten teilen sich in zwei Gruppen. Variable Kosten wie Sprit, Reifen und Bremsen entstehen nur beim Fahren. Fixkosten wie Versicherung und Kfz-Steuer fallen auch an, wenn das Auto steht. Pro Kilometer werden sie umso kleiner, je mehr du fährst.

Die Tabelle zeigt einen drei Jahre alten Kompaktwagen mit 15.000 km im Jahr, rund 30.000 € Neupreis und 6,5 l Benzin bei 2,16 €/l.

Die Autokosten-Tabellen des ADAC nennen für Kompakt- und Mittelklasse typischerweise 40 bis 70 ct/km, für Kleinwagen eher 35 bis 45 ct/km. Bei 8.000 km im Jahr steigt derselbe Wagen auf über 70 ct/km, weil sich die Fixkosten auf weniger Kilometer verteilen. Im Rechner gehören Wertverlust, Versicherung und Steuer ins Feld „Fixkosten pro Jahr“.

Den eigenen Wertverlust schätzt du über Gebrauchtwagenportale: Preis eines vergleichbaren Autos mit deinem heutigen Alter und Kilometerstand minus Preis desselben Modells ein Jahr älter mit 15.000 km mehr. Als grobe Faustwerte gelten:

Ältere Autos verlieren kaum noch Wert, brauchen aber mehr Reparaturen. Die Summe aus beiden bleibt über die Jahre erstaunlich stabil, nur die Verteilung verschiebt sich.

Dienstreise abrechnen: 0,30 € pro Kilometer

Fährst du beruflich außerhalb des Arbeitswegs, etwa zu Kunden, auf eine Baustelle oder zur Fortbildung, gilt nicht die Pendlerpauschale, sondern die Dienstreisepauschale. Sie wird für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer angesetzt, also für Hin- und Rückweg. Der Arbeitgeber darf sie steuerfrei erstatten. Zahlt er weniger, setzt du die Differenz als Werbungskosten in der Anlage N ab. Zahlt er mehr, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Zusätzlich zur Kilometerpauschale absetzbar oder steuerfrei erstattbar sind Parkgebühren, Maut, Fährkosten und die Reparatur nach einem Unfall auf der Dienstfahrt, soweit keine Versicherung zahlt. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kommt die Verpflegungspauschale von 14 € pro Tag dazu, bei mehrtägigen Reisen 28 € für jeden vollen Tag.

Die 0,30 € decken bei vielen Autos nur die Betriebskosten, nicht die Vollkosten. Ein Wagen mit 49 ct/km legt auf jedem Dienstkilometer 19 ct drauf. Mit dem Einzelnachweis setzt du einen individuellen Kilometersatz an: Gesamtkosten des Jahres inklusive Abschreibung über sechs Jahre, geteilt durch alle gefahrenen Jahreskilometer. Das lohnt sich bei vielen Dienstfahrten und einem teuren Auto. Nötig sind Belege für jede Kostenart und ein Fahrtenbuch oder eine lückenlose Liste der Dienstfahrten mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern. Der ermittelte Satz gilt dann für alle Dienstfahrten des Jahres.

Grenze der Kostenbeteiligung nach PBefG

Das Personenbeförderungsgesetz erlaubt die Mitnahme ohne Genehmigung, solange das Gesamtentgelt die Betriebskosten der Fahrt nicht übersteigt. So steht es in § 1 Abs. 2 Nr. 1 PBefG. Betriebskosten sind Kraftstoff, Verschleiß und anteilige Wartung. Wertverlust, Versicherung, Kfz-Steuer und ein Gewinn gehören nicht dazu. Die Grenze gilt für alle Mitfahrer zusammen, nicht pro Kopf.

Beispiel: 300 km mit 6,5 l zu 2,16 €/l und 7 ct Verschleiß ergeben 42,12 € Sprit und 21 € Verschleiß, zusammen 63,12 € Betriebskosten. Drei Mitfahrer dürfen zusammen höchstens diesen Betrag zahlen, also je rund 21 €. Verlangt der Fahrer von jedem Mitfahrer 25 €, sind das 75 € und damit zu viel. Der Rechner oben zeigt die Betriebskosten für deine Werte.

Steuerlich ist Spritgeld unproblematisch, solange es nur die Kosten deckt. Selbst ein kleiner Überschuss bleibt als sonstige Einkunft steuerfrei, wenn er im Jahr unter 256 € liegt.